給与計算でミスや抜け漏れが見つかり、
「次からは間違えないように気をつけよう！」
と思ったことはありませんか？(^^)/
もちろん注意することも大切です。
しかし、同じようなミスを減らしていくためには、給与計算の工程を振り返り、**「どの工程で、なぜ間違いが発生したのか」**を考えてみることも大切です。
本日は、僕自身の実務経験も交えながら、給与計算でミスや抜け漏れがあったときの振り返り方をご紹介します(^^)
目次
給与計算のミスや抜け漏れをなくすには？
給与計算の担当者であれば、ミスや抜け漏れをできるだけなくしたいものですよね(^^)
そのために、給与計算業務を工程ごとに分けて考えてみる方法があります。
なぜなら、工程ごとに分けておくことで、ミスがあったときに「どの工程から発生したのだろう？」と振り返りやすくなるからです。
たとえば給与計算を、
設定 → 確認 → 入力 → 確認 → 抽出 → 確認
と分けておきます。
すると、間違いが見つかったときにも、設定なのか、入力なのか、抽出なのかと工程を振り返ることができます。
まずは給与計算業務を工程ごとに考えてみましょう(^^)/
「次から気をつける」で終わらせず給与計算の工程を振り返る
ミスが見つかると、
「次はもっと気をつけよう！」
と思うこともありますよね。
しかし、それだけでは具体的に業務の何を変えるのかが決まっていません。
そこで僕は、間違いが見つかったときに給与計算の工程をさかのぼっていました。
給与計算の工程をさかのぼってみる
たとえば納品前に金額の間違いが見つかった場合、
抽出 → 入力 → 設定
と、正しい情報がどこにあるのかを確認しながら工程をさかのぼります。
間違いを見つけた工程と原因がある工程は同じとは限らない
納品前に間違いを発見したからといって、納品前の工程に原因があるとは限りません。
入力や設定、さらにその前の資料準備に原因があることもあります。
そのため、間違いを見つけた場所だけではなく、**「なぜこの間違いが発生したのだろう？」**と工程を振り返ることが大切なのです。
僕が実際に給与計算の工程を振り返った例
僕自身、納品前に給与額が正しく更新されていないことに気づいたことがありました。
そこで設定や入力の状況を確認し、正しい情報までさかのぼってみました。
すると、給与計算に必要な資料をメールで受領していたものの、その添付データが給与計算で使用する変動フォルダへ格納されていないことが分かりました。
つまり、設定や入力そのものではなく、その前の資料を準備する段階に原因があったのです。
そこで翌月以降は、給与計算開始前日に受信メールを確認し、必要な添付資料を変動フォルダへ格納するようにしました。
そして、確認が完了したメールは既読にすることで、どこまで確認したのかが分かるようにしました(^^♪
このように原因までさかのぼることで、次回の給与計算で何を変えればよいのかを考えやすくなります。
修正するときも必要な工程まで戻る
間違いを発見したときに、目の前の数字だけを修正したくなることもありますよね。
僕自身、企業様から給与額の修正連絡をいただいた際、本来は設定から修正する必要があったところ、当月の入力金額だけを修正したことがありました。
その月の給与額は正しくなりましたが、設定自体は変わっていません。
そのため、翌月には修正前の金額で計算されてしまいました。
この経験から、間違いを修正するときも、必要な工程まで戻って修正することが大切だと学びました(#^.^#)
自分の給与計算で抜け漏れがあった工程を一つ振り返ってみる
皆さんの給与計算ではいかがでしょうか？(^^)/
過去にあった抜け漏れを一つ思い出して、
「どの工程で見つかったのか？」
「正しい情報はどこにあったのか？」
「どこまで戻ると原因が見えてくるのか？」
と振り返ってみてください。
工程を振り返ることで、自社の給与計算でも「ここを少し変えてみようかな」というところが見つかるかもしれません(^^)
「何を・何と・どこまで確認するか」も見直してみる
原因となった工程が見つかったら、確認方法についても考えてみましょう。
その際には、
何を確認するのか
何と照合するのか
どこまでできたら確認完了なのか
を決めておくと、確認方法を具体化しやすくなります。
こちらについては、これまでの記事でも詳しくご紹介していますので、あわせて参考にしていただけると嬉しいです(^^♪
まとめ｜給与計算のミスがあったら工程を振り返ってみよう
給与計算でミスや抜け漏れがあったとき、
「次回は気をつけよう！」
と思うこともありますよね(^^)/
そんなときは、目の前の間違いを修正するだけでなく、
「この間違いは、どの工程から発生したのだろう？」
と一度振り返ってみましょう。
原因が分かれば、次回の給与計算で変えられるところも見つかるかもしれません。
まずは過去にあった抜け漏れを一つ、給与計算の工程から振り返ってみてはいかがでしょうか!(^^)!