給与計算の納品データは何を確認する？実務で行っていたチェック方法

給与計算が終わり、納品データを作成したあと、皆さんはどのような確認をしていますか？

給与計算の内容が正しくても、納品するデータに不足があったり、企業様が希望する形式になっていなかったりすると、修正や再送付が必要になることがあります。

僕も実務では、給与計算の結果だけでなく、納品データが正しく作成されているかを確認していました。

本日は、僕が行っていた納品データの確認方法をご紹介します！(^^)/

このブログでは、給与計算を、

設定 → 確認 → 入力 → 確認 → 抽出 → 確認

の流れで捉えています。

今回は、この中の「⑥ 抽出後の確認」を中心にお伝えします！

ここで確認するのは給与額の前月差ではなく、納品するファイルの数・名称・体裁・加工内容です。

まずはマニュアルどおりに作成されているか確認する

納品データの確認で、僕がまず基準にしていたのはマニュアルです。

企業様によって、納品するデータの種類や形式、必要な加工内容などが異なるためです。

そのため、納品データを作成したあとは、マニュアルに記載された内容どおりに作成されているかを確認していました。

そして、前月の納品フォルダと当月の納品フォルダを比較することも、確認方法の一つでした。

まず確認していたのは、納品フォルダに格納されているファイルの数です。

前月と当月の納品フォルダを比較し、ファイル数が一致しているかを確認していました。

数が異なる場合は、マニュアルを確認し、不足しているファイルがあるのか、当月の納品内容に変更があるのかを確認することが大切です。

不足しているファイルがあれば、必要なファイルを作成します。

次に確認していたのが、ファイル名です。

例えば、前月の納品ファイル名が9月分になっていれば、当月は10月分に更新されているかを確認します。

ファイルの中身が正しくても、名称が前月のままでは、納品先で混乱を招く可能性があります。

ファイル数やファイル名だけでなく、実際にファイルを開いて体裁も確認していました。

前月の納品ファイルと見比べて、形式に違いがないかを確認する方法です。

ただし、前月と体裁が違うからといって、必ず当月のファイルが間違っているとは限りません。

差異があった場合は、まず当月のファイルがマニュアルどおりに作成されているかを確認していました。

マニュアルどおりでなければ、正しい方法で作成し直します。

一方、マニュアルどおりに作成されていれば、前月の納品ファイルの体裁が異なっていた可能性もあるため、違いが生じた理由を確認していました。

僕が特に注意していたのは、加工が必要な納品データです。

企業様のご要望によっては、給与システムから抽出したデータを、そのまま納品するのではなく、マニュアルに沿って加工する必要がありました。

実際に、加工が必要なデータを加工しないまま作成してしまったこともありました。

無加工のデータを送付してしまうと、企業様から修正依頼をいただき、改めてデータを作成することになります。

そのため、必要な加工が漏れていないかは、特に意識して確認していました。

納品データの確認では、次の点を意識していました。

前月の納品データとの比較は、違いに気づくための有効な方法の一つです。

ただし、最終的な判断は、マニュアルに記載された納品内容に沿って行うことが大切だと思っています。

給与計算が終わっても、納品データを正しく準備できてこそ、企業様へお渡しできます。

皆さんも、納品前の確認方法を振り返ってみてはいかがでしょうか？

この記事が、納品データの確認手順を見直すきっかけになれば嬉しいです！(^^)