毎月給与計算をしているけれど、
「自分の給与計算業務って、どんな工程に分かれているのだろう？」
と考えたことはありますか？(^^)/
給与計算では、設定や入力、データの抽出など、さまざまな作業を行います。
僕は給与計算を、
設定 → 確認 → 入力 → 確認 → 抽出 → 確認
と、作業と確認に分けて考えることが大切だと思っています。
本日は、僕自身の経験も交えながら、給与計算の業務フローについてお伝えします(^^)
目次
給与計算は「作業」と「確認」に分けて考える
給与計算の実務を始めたころから、このように工程を整理していたわけではありません。
当初は抜け漏れが発生することもありました。
一方で、他の業務には工程があったため、
「給与計算業務にも工程があるのでは？」
と考えるようになり、周囲の方々から教わりながら整理していきました。
その中で大切だと感じたのが、作業だけで終わりにせず、確認まで終わって一つの工程と考えることです。
なぜなら、設定に間違いがある状態で入力へ進んでしまうと、その間違いを持ったまま後の工程へ進んでしまうことがあるからです。
そのため、
作業 → 確認 → 工程完了 → 次の工程へ
という流れで考えていました(^^♪
設定後は文字や項目を中心に確認する
設定作業が終わったら、設定した内容を確認します。
僕の場合は、入力対象となる資料を印刷して、設定した項目にチェックを付けていました。
そして設定後には、まず紙を見てチェックが付いていないところがないかを確認し、給与システムの画面と照合していました。
実際に、紙資料の通勤費にチェックが付いていなかったため画面を確認すると、通勤費の入力が漏れていたことがあります。
また、通勤費を複数月分前払いする場合に、何か月分なのかという設定が漏れていたこともありました。
このように設定後は、元資料と設定画面を文字や項目ベースで確認するイメージです。
入力後は値や結果を「全体→個別」で確認する
入力後の確認は、設定後とは少し見方が変わります。
給与計算の結果として数字が出てくるため、まずは全体を見て、差異があれば個別を見るという確認がしやすくなります。
たとえば、
人数が合わない
住民税の合計額が合わない
変動手当の合計額が変動一覧の合計額と合わない
といった場合です。
全体の数字に違いがあれば、
「なぜ違うのだろう？」
と対象となる個別データを確認していきます。
設定後は文字・項目、入力後は値・結果というように、同じ「確認」でも見方が変わってくるのです(^^)/
抽出後は納品物の形や内容を確認する
給与計算が終わってデータを抽出すると、
「これで終わり！」
と思ってしまうこともあるかもしれません。
しかし、抽出したデータがそのまま納品できるとは限りません。
僕自身、抽出後に必要な加工をせず、納品データとしてしまったことがありました。
また、抽出したデータ自体が過去のデータだったこともあります。
そのため抽出後には、必要なファイルがそろっているか、必要な加工がされているか、今回の給与データになっているかなど、納品物として正しい形・内容になっているかを確認します。
抽出も、確認まで終わって初めて工程完了なのです。
自分の給与計算業務も工程ごとに分けてみる
ここまで、
設定 → 確認 → 入力 → 確認 → 抽出 → 確認
という僕が実務で行っていた流れをご紹介しました。
もちろん、実際の給与計算業務や確認内容は会社によって異なります。
まずは、
「自分はどこで何を作業して、どこで何を確認しているだろう？」
と、自分の給与計算業務を一度分けてみてはいかがでしょうか(^^)
まとめ｜給与計算を「作業→確認」で整理してみよう
給与計算では、設定・入力・抽出など、さまざまな作業があります。
しかし、作業をしただけではなく、確認まで終わって一つの工程と考えることで、給与計算業務の流れを整理しやすくなります。
まずは自分の給与計算を、
設定 → 確認 → 入力 → 確認 → 抽出 → 確認
のように分けてみましょう。
「自分がどこで何をして、どこで何を確認しているのか」が見えてくるかもしれません!(^^)!