給与計算の入力後は何を確認する？実務で行っていたチェック方法

給与計算の入力が終わったあと、皆さんはどのように確認していますか？

「入力した内容は一通り確認したいけれど、どの資料と、どのように照合すればよいのだろう？」

そんなふうに迷うこともあるかと思います。

僕は、入力後の確認では、変動事項の入力なのか、給与システムへ取り込んだ勤怠データなのかによって、確認方法を考えることが大切だと思っています。

本日は、僕が実務で行っていた確認方法をご紹介します！(^^)/

このブログでは、給与計算を、

設定 → 確認 → 入力 → 確認 → 抽出 → 確認

の流れで捉えています。

今回は、この中の「④ 入力後の確認」を中心にお伝えします！

変動事項一覧は個別と合計の両方から確認する

僕が入力後の確認で主に使用していたのは、変動事項一覧と勤怠データです。

変動事項一覧については、会社様からいただく資料の形式や人数によって、確認方法を変えていました。

変更内容が従業員ごとに一覧化されている場合は、まず個別に入力内容を照合し、その後、念のため合計額も確認していました。

一方、手当別の合計額を確認しやすい資料であれば、先に合計額を照合し、その後に従業員ごとの確認を行うこともありました。

つまり、「必ず個別から確認する」と決めていたわけではありません。

資料の形式に合わせて、個別と合計の両方から確認することを意識していました。

勤怠データは、給与システムへの取り込みによる処理がほとんどでした。

そのため、まず前月からの入社・退社などによる人数の増減を踏まえ、当月の人数が合っているかを確認していました。

次に、取り込んだ勤怠データの各項目について、取込元データと給与計算後のデータの合計値を照合します。

勤怠項目は数十種類あることもありますが、それぞれの合計を照合することで、まずは項目別の合計値が正しく取り込まれているかを確認していました。

さらに念のため、残業時間や有給日数など、給与額に関わる項目については、従業員ごとの数値も照合していました。

取込元データの値と、給与計算後のデータの値が一致しているかを確認する方法です。

もちろん、合計値が一致しているだけでは、従業員ごとの相違をすべて発見できるわけではありません。

だからこそ、合計だけで終わらず、必要な項目を個別にも確認していました。

変動事項一覧と勤怠データでは、確認の進め方が異なっていました。

変動事項一覧は、資料の形式に応じて個別確認と合計確認を組み合わせる。

勤怠データは、人数を確認したうえで各項目の合計を照合し、金額に関わる項目を個別にも確認する。

このように、同じ入力後の確認でも、資料や処理方法によって確認しやすい手順は変わります。

入力後の確認では、入力した内容が正しく反映されているかを、元資料と照合することが大切です。

その際は、

を考えてみてください。

変動事項の入力と、給与システムへ取り込んだ勤怠データをすべて同じ方法で確認するのではなく、資料の形式や処理方法に合わせて、個別・合計・人数の確認を組み合わせる。

皆さんも、普段の入力後の確認方法を振り返ってみてはいかがでしょうか？

この記事が、確認手順を見直すきっかけになれば嬉しいです！(^^)