給与計算の前月比較はどう確認する？実務で行っていた確認方法

給与計算の確認では、入力した内容が正しく計算結果に反映されているかを確認することが大切です。

その確認方法の一つに、前月と当月の給与計算結果を比較する「前月比較」があります。

前月比較というと、金額が変わった項目を確認するイメージがあるかもしれません。

しかし、実務では、金額が変わっていないことから変更漏れに気づく場合もありました。

今回は、私が実務で行っていた前月比較の方法と、確認時に注意していたことをご紹介します。

前月比較は給与計算のどの工程で行う？

給与計算の業務は、次の6つの工程に分けて考えています。

設定 → 確認 → 入力 → 確認 → 抽出 → 確認

今回ご紹介する前月比較は、主に④「入力後の確認」で行っていた方法です。

前月と当月の給与計算結果を比較することで、変更内容が正しく反映されているかを確認するきっかけになります。

私が実務で前月比較を行う際は、入力後の確認に使用するため、前月と当月の給与計算データを出力し、Excelで比較表に加工していました。

比較していたのは、基本給、住民税、社会保険料などの一部の項目です。

比較表では、従業員ごとに前月と当月の金額を並べ、差額を表示していました。

そして、比較対象とした各項目について、差額が0円以外になっている従業員を抽出し、金額が変わった理由を確認していました。

例えば、基本給に差額がある場合は、企業様から変更の依頼があったかどうかを確認するため、受け取った資料やメールなどを見返していました。

前月と金額が違っていても、依頼内容どおりの変更であれば問題がない場合もあります。

そのため、差額の有無だけで判断せず、変更理由と照らし合わせることが大切です。

前月比較では、差額がある従業員だけでなく、本来は金額が変わるはずの従業員にも注意が必要です。

実務では、基本給の変更が給与計算結果に反映されていなかったことがありました。

あらかじめ変更対象者を資料に控えていたため、前月比較を行った際に、その従業員の基本給に差額がないことから変更漏れに気づきました。

また、前月だけ基本給の金額を変更するために設定を変更したところ、翌月もその金額が計上されていたことがありました。

このように、前月比較では、金額が変わった理由だけでなく、変更予定があるのに金額が変わっていないことや、一時的な変更が元に戻っているかにも注意が必要です。

なお、給与計算のダブルチェックについては、別の記事でも実務経験を紹介しています。

【ここに第7記事への内部リンクを挿入】

前月比較を行う際は、比較表そのものが正しく作成されていることも大切です。

私の場合は、マニュアルに沿ってExcelの比較表を作成していました。

特に注意していたのは、給与計算データを出力する際に、前月と当月それぞれの正しい対象月のデータになっているかを確認することです。

比較する月を取り違えてしまうと、正しい差額を確認できなくなるおそれがあります。

そのため、比較表を使った確認だけでなく、比較表を作成する段階でも注意していました。

給与計算の前月比較は、前月と当月の金額を見比べ、変更内容が正しく反映されているかを確認する方法の一つです。

私が実務で行っていた方法では、Excelの比較表で差額がある従業員を抽出し、資料やメールなどから変更理由を確認していました。

一方で、基本給の変更漏れのように、本来差額が出るはずなのに出ていない場合もあります。

前月比較では、金額が変わった理由だけでなく、変わっていない理由も、変更予定と照らし合わせて確認することが大切だと考えています。